Jag är fortfarande i början av min HR-karriär, men det räcker med de verksamheter jag hunnit kliva in i för att jag ska känna igen ett mönster som återkommer att digitaliserade HR-processer är fortfarande betydligt ovanligare än man tror.
I de flesta företag jag har arbetat på har jag mötts av tröga flöden där Word-mallar skrivs ut för signering, där blanketter cirkulerar mellan människor och skrivbord, och där dokument till slut hamnar i pärmar och skåp som om det vore det mest rimliga sättet att arbeta på, trots att vi befinner oss mitt i 2020-talet.
Jag har ibland undrat om jag bara haft otur, men känslan är snarare att det här är något många känner igen bara att man blivit van, för att det alltid har varit så.
Jag kommer aldrig glömma en ledighetsansökan jag såg tidigt. Medarbetaren skrev först ut blanketten, fyllde i den med penna, scannade in och mejlade till sin chef, och chefen skrev sedan ut den igen, signerade och skickade tillbaka. Ingen var lat, ingen gjorde fel, och det fanns ingen illvilja i processen utan det var bara så man gjorde. Ändå var det precis där något klickade i mig, för jag såg plötsligt hur mycket av både HR:s och chefers tid som går åt till att hantera saker som egentligen borde vara enkla, och hur lite av den tiden som faktiskt leder till något som förbättrar arbetsplatsen för någon.
Det var där mitt intresse för HR + IT tog fart.
När jag inte fick ett HR-system hittade jag en annan väg
När mitt intresse började växa arbetade jag på ett företag som helt enkelt inte hade möjlighet att investera i ett HR-system. Det låter kanske som ett hinder men i efterhand var det nästan en fördel, för det tvingade mig att leta efter lösningar i det vi redan hade och där upptäckte jag att Microsoft 365 är mycket mer än Teams och Outlook.
Eftersom jag jobbade på ett IT-företag föll det sig ganska naturligt att jag började fråga, testa och utforska på egen hand, och ju mer jag klickade runt, desto tydligare blev det att:
Digitalisering inte behöver vara ett stort projekt som kräver en perfekt plan eller en dyr investering, utan det går ofta att förbättra vardagen snabbt om man börjar med en enda process och bygger därifrån.
Första gången jag öppnade Power Automate såg jag mest rutor och pilar och kände mig helt ärligt lite överväldigad, men ganska snabbt började jag förstå logiken, och där någonstans insåg jag också hur mycket av det som vi i HR gör manuellt som faktiskt går att få bort. Jag började bygga flöden för beställning av anställningsavtal, pre- och onboardingprocesser som gav både medarbetare och chefer en tryggare start, ledighetsansökningar utan mejljakt, körjournaler utan Excel-pussel och en del annat som tidigare slukade tid.
Det tog tid att bygga, men när vi väl gick live blev effekten så tydlig att det nästan kändes pinsamt att vi inte gjort det tidigare, för det var inte bara jag som fick en enklare vardag, utan hela organisationen började spara tid och slippa onödiga omvägar.
Och det är där min poäng landar. Även om man som företag inte har möjlighet att implementera ett HR-system eller andra verktyg så behöver inte det betyda att digitaliseringsresan måste stå still. Ofta sitter vi redan på verktygen, vi behöver bara börja.
“Jag är inte teknisk”
Jag vet att det finns en bild av att man måste vara “teknisk” för att ens närma sig det här området, och jag vill verkligen säga att jag inte tror det stämmer. Vi är olika, vi har olika förutsättningar och olika intressen, och alla behöver inte älska flöden eller vilja sitta och bygga automationer. Samtidigt tror jag att HR som funktion behöver sluta se teknik som något som ligger vid sidan av vårt uppdrag, för i praktiken är det våra processer som påverkar hur chefer och medarbetare upplever sin arbetsvardag och när de processerna är manuella blir HR ofta den som får bära konsekvenserna i form av administration.
Det räcker egentligen att vara nyfiken och att våga ta ett steg framåt, och där ser jag två vägar som båda är lika viktiga. Antingen börjar du testa små digitala förbättringar själv genom ett formulär, ett enklare flöde, en automatisk påminnelse eller så blir du en skicklig beställare, en person som kan sätta ord på vad ni behöver och varför. Och om du känner att du står långt ifrån tekniken så är du inte ensam, men då handlar det inte om att du måste lära dig allt, utan om att du behöver våga ta hjälp och börja titta runt: finns det någon i teamet som har intresse och kompetens, finns det en IT-avdelning, har ni en extern partner? Ofta är kompetensen närmare än man tror och det som saknas är inte kunskap utan initiativ.
När HR och IT samarbetar blir det som bäst
När HR och IT samarbetar kan idéer blir verklighet men släpp inte ditt ansvar som beställare. Digitalisering är inte IT:s uppdrag att driva på egen hand, för även om de äger verktygen och den tekniska kompetensen så är det HR som äger behovet, vardagen och problemen som faktiskt måste lösas. Det är vi som ser var friktionen uppstår, var chefer fastnar, vad som tar tid utan att skapa värde och om vi inte kan formulera det tydligt blir digitalisering lätt något som “ska fixas” men utan riktning.
När HR däremot tar ägandeskap över digitaliseringen och IT hjälper till att möjliggöra så frigör vi tid, inte bara för HR utan för chefer och medarbetare som slipper onödiga manuella omvägar och dessutom får vi något som många organisationer saknar – tillförlitlig data.
När processerna väl är digitala går det plötsligt att följa dem, förstå dem och förbättra dem, och det gör att HR kan börja jobba mer proaktivt istället för att ständigt vara reaktiv.
Vi har ett HR-system!
Det är fantastiskt om ni redan har ett HR-system men det betyder inte automatiskt att ni är digitaliserade. Ett system i sig skapar inte förändring, och om uppsättningen inte är genomtänkt, processerna är otydliga eller datan blir ofullständig så hamnar man snabbt i en situation där systemet mest blir något man har, snarare än något man jobbar med.
Jag har hört flera exempel där systemet fungerar som en slags fasad, medan vardagen bakom fortsätter ungefär som tidigare med manuella genvägar, parallella Excelark, processer som hoppar in och ut ur mejlen och data som är så bristfällig att människor slutar lita på den. Och när man inte litar på datan använder man den inte, vilket gör att systemet tappar sin funktion som beslutsstöd och i stället blir ett digitalt arkiv i snyggare förpackning.
Det är ofta därför så många HR-avdelningar upplever att problemen består även efter ett systeminförande, för digitalisering handlar inte om att köpa ett system och hoppas att det ska lösa allt, utan om att förstå flödena som systemet ska bära, hur de hänger ihop, var ansvaret ligger och hur man säkerställer datakvalitet hela vägen. När HR tar ägandeskap över uppsättning, logik och användning blir systemet det det var tänkt att vara.
AI då?
Ja, AI finns. Ja, det kommer påverka HR och det är lätt att känna att man behöver hoppa på tåget direkt. Men det är svårt att komma ifrån att AI inte fungerar särskilt bra i en verksamhet som fortfarande är analog.
AI behöver något att arbeta med i form av data, struktur och processer som går att följa. Utan det blir AI mest ett lager ovanpå samma problem vi redan har – fast med ett nytt namn.
Digitalisering kommer helt enkelt först och AI kommer sen.
Summa summarum
Du behöver inte kunna allt för att börja digitalisera, du behöver bara börja, men gör det inte större än det behöver vara. Välj ett flöde där det skaver, testa något litet och bygg vidare därifrån.
Och för dig som redan har kommit en bit är mitt tips att stanna upp och fråga er ärligt hur väl ni egentligen förstår era system och processer. Vad fungerar, vilka steg görs “för säkerhets skull” i Excel, vilka genvägar tar cheferna för att det går snabbare och vilken data saknar ni för att kunna fatta beslut som håller över tid? Det är ofta där nästa nivå av digitalisering finns och inte i nya investeringar.
I slutändan handlar det här inte om teknik. Det handlar om att frigöra tid, minska friktion och bygga en HR-funktion som håller även när tempot ökar och organisationen växer, och när HR tar ägandeskap över digitaliseringen blir systemen inte bara något vi har, utan något vi använder för att skapa struktur, insikter och bättre upplevelser genom hela medarbetarresan.
